E-Rechnung im Handwerk: was bis 2027 gilt und was Sie jetzt tun
Sie schreiben Ihre Rechnungen als PDF und schicken sie per Mail? Das dürfen Sie noch eine Weile, aber nicht mehr lange. Für Rechnungen an andere Firmen kommt die E-Rechnung, und das Bundesfinanzministerium nennt dafür feste Termine. Hier steht, welcher Termin für Ihren Betrieb gilt, was schon heute Pflicht ist und wie Sie in vier Schritten umstellen.
Eine E-Rechnung ist kein PDF
Viele halten jede Rechnung per Mail für eine E-Rechnung. Das Ministerium sieht das anders: „Beispielsweise ein einfaches PDF‑Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.“
Gemeint ist eine Datei, die das Buchhaltungsprogramm Ihres Kunden ohne Abtippen einlesen kann. In Deutschland üblich sind zwei Formate. Das Ministerium schreibt: „Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung.“
Welche Frist für Ihren Betrieb gilt
Bis Ende 2026 dürfen alle Betriebe noch wie bisher abrechnen. Wörtlich: „In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen.“ Ein PDF per Mail braucht dabei die Zustimmung Ihres Kunden, eine Papierrechnung geht immer.
Kleinere Betriebe bekommen ein Jahr mehr: „Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.“
| Ihr Betrieb | PDF oder Papier an Firmenkunden erlaubt bis |
|---|---|
| Vorjahresumsatz über 800.000 Euro | 31. Dezember 2026 |
| Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro | 31. Dezember 2027 |
Danach gilt: „Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend.“ Welcher Umsatz bei Ihnen zählt, klärt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.
Was schon heute gilt: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können
Eine Pflicht läuft bereits, und zwar für jeden Betrieb: „Allerdings muss ein Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.“
Schickt Ihnen Ihr Großhändler also eine XRechnung, müssen Sie sie annehmen und aufbewahren. Das Ministerium verlangt, „ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren“. Bei einer E-Rechnung zählt dabei der strukturierte Teil, also die Datei selbst und kein Ausdruck.
Wann Sie keine E-Rechnung brauchen
Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Das Ministerium nennt ausdrücklich Rechnungen „an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze)“. Für den Handwerksbetrieb mit vielen Privataufträgen ändert sich dort also nichts.
Auch an Firmen brauchen Sie keine E-Rechnung bei „Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV)“. Und wer Kleinunternehmer ist, bleibt ebenfalls außen vor. Wechseln Sie später zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht ab diesem Zeitpunkt auch für Sie.
Bauleistungen: Gewerke reichen, Details in die Anlage
Für Handwerk und Bau ist eine Erleichterung wichtig. Das Ministerium schreibt: „Bei einer E-Rechnung über eine Bauleistung ist es jedenfalls derzeit ausreichend, wenn im strukturierten Teil als Leistungsbeschreibung nur die einzelnen Gewerke mit den entsprechenden Summen enthalten sind.“ Die genaue Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis kommt in eine lesbare Anlage, auf die die Rechnung verweist.
Auch für Abschlagsrechnungen gibt es eine klare Regel: Werden sie vor dem Stichtag gestellt, „müssen [sie] nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistungserbringung und Zahlung erst nach diesem Stichtag erfolgen.“
So stellen Sie in vier Schritten um
- Frist bestimmen. Lag Ihr Umsatz im Vorjahr über oder unter 800.000 Euro? Daraus folgt Ende 2026 oder Ende 2027.
- Empfang prüfen. Legen Sie ein Postfach fest, in dem E-Rechnungen ankommen, und klären Sie, wo die Dateien acht Jahre liegen.
- Programm prüfen. Fragen Sie den Anbieter Ihres Rechnungsprogramms, ob es XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugt.
- Mit einem Kunden testen. Schicken Sie einem Firmenkunden, der E-Rechnungen verarbeitet, eine Testrechnung. So sehen Sie vor dem Stichtag, ob alles ankommt.
Beim Schreiben der Angebote und Rechnungstexte kann Ihnen KI Arbeit abnehmen. Aus einer Notiz vom Kundentermin wird eine saubere Leistungsbeschreibung. Rechnen lassen sollten Sie die KI aber nicht: Mengen, Preise und Mehrwertsteuer gehören ins Rechnungsprogramm. Wie wir das in Betrieben einrichten, steht auf unserer Seite Angebote und E-Rechnungen mit KI.
Alle Zitate: Bundesministerium der Finanzen, „Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025“, Seitenstand März 2026, abgerufen am 30.09.2026. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnung auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Das Ministerium nimmt Rechnungen an Endverbraucher ausdrücklich aus.
Reicht ein PDF per Mail bis Ende 2026?
Ja, wenn Ihr Kunde diesem Format zustimmt. Eine Papierrechnung geht in dieser Zeit immer.
Muss ich schon jetzt E-Rechnungen annehmen?
Ja, seit dem 1. Januar 2025. Dafür reicht laut Ministerium bereits ein E-Mail-Postfach.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
In Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.