Angebote und E-Rechnungen mit KI: eingerichtet in Ihrem Betrieb

Wir richten Ihnen das ein. Sie bekommen kein neues Programm, das Sie sich abends selbst beibringen müssen. Wir kommen in Ihren Betrieb, bauen Angebote und Rechnungen auf Ihre Arbeit zu und zeigen Ihrem Team, wie die KI beim Schreiben hilft. Danach läuft es ohne uns.

Was sich 2027 für Ihre Rechnungen ändert

Eine E-Rechnung ist kein PDF im Anhang. Das Ministerium formuliert es so: „Beispielsweise ein einfaches PDF‑Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.“ Gemeint ist eine Datei, die ein Buchhaltungsprogramm lesen kann, ohne dass jemand abtippt. In Deutschland üblich sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Für kleinere Betriebe gibt es ein Jahr mehr: „Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.“ Lag Ihr Umsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 Euro, haben Sie also bis Ende 2027 Zeit. Wir sagen das offen, weil manche Anbieter mit einer Frist drängen, die für Sie noch nicht gilt.

Eine Pflicht gilt aber heute schon für jeden Betrieb: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. „Allerdings muss ein Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.“ Die Rechnung Ihres Großhändlers kommt also vielleicht schon als XML-Datei. Wer sie nicht öffnen kann, legt sie im Zweifel ungelesen ab.

Nicht betroffen sind laut Ministerium unter anderem Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge „bis 250 Euro Bruttobetrag“ und Leistungen von Kleinunternehmern. Ob das für Ihren Betrieb gilt, klärt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater. Wir beraten nicht steuerlich. Wir sorgen dafür, dass die Technik steht, wenn die Antwort „ja“ lautet.

Alle Fristen, Ausnahmen und die Regeln für Bauleistungen stehen in unserem Ratgeber E-Rechnung im Handwerk: was bis 2027 gilt.

Wobei die KI hilft und wobei nicht

Die KI schreibt Texte. Aus Ihrer Notiz vom Kundentermin („Dach Süd, 64 m², Ziegel tauschen, Lattung prüfen, Rinne links undicht“) macht sie eine saubere Leistungsbeschreibung, wie Ihr Kunde sie lesen will. Sie formuliert die Begleitmail zum Angebot und die freundliche Erinnerung, wenn eine Rechnung offen bleibt.

Rechnen lassen wir die KI nicht. Mengen, Preise und Mehrwertsteuer kommen aus Ihrem Rechnungsprogramm und Ihrer Preisliste. Bevor ein Angebot rausgeht, liest es ein Mensch aus Ihrem Betrieb. So bleibt die Verantwortung dort, wo sie hingehört, und die Schreibarbeit am Abend fällt weg.

So sieht das in Ihrer Branche aus

Dachdecker und andere Bauhandwerke. Sie schreiben viele Angebote, und nur ein Teil wird Auftrag. An dieser Stelle holen Sie mit KI Abende zurück. Aus Aufmaß und Fotonotizen entsteht der Angebotstext in Ihrer Sprache, mit Ihren Standardpositionen. Für die E-Rechnung über eine Bauleistung nennt das Ministerium eine praktische Erleichterung. Im strukturierten Teil reichen „nur die einzelnen Gewerke mit den entsprechenden Summen“, die Details stehen in einer lesbaren Anlage. Das richten wir so ein, dass Ihre Hausverwaltung oder Ihr Bauträger die Rechnung ohne Rückfrage verbuchen kann.

Kfz-Werkstatt. Aus der Diagnose am Fahrzeug wird ein Kostenvoranschlag, den auch ein Laie versteht. Die KI übersetzt „Querlenker VA links, Buchse ausgeschlagen“ in einen Satz, der dem Kunden erklärt, warum die Reparatur nötig ist. Für Firmenkunden mit Dienstwagen oder Flotte stellen Sie dann E-Rechnungen aus. Die Rechnung für den Privatkunden an der Theke bleibt, wie sie ist.

Gastronomie. Das Ministerium nennt das Restaurant ausdrücklich als Beispiel: Auch „für ein Geschäftsessen in einem Restaurant“ ist eine E-Rechnung auszustellen, „wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt“ und die Übergangsregeln nicht greifen. Als möglichen Weg nennt es, vor Ort den Kassenbeleg auszugeben, die E-Mail-Adresse des Gastes zu erfragen und die E-Rechnung nachzuschicken. Diesen Ablauf bauen wir Ihnen so, dass er am Freitagabend im vollen Laden funktioniert. Die KI schreibt außerdem Ihre Angebote für Firmenfeiern und Catering.

Drei Bausteine, einzeln buchbar

Einrichtung. Zuerst sehen wir uns an, wie Sie heute Angebote und Rechnungen schreiben, auf Papier, in Word oder im Programm. Dann wählen wir mit Ihnen ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen ausgibt, oder prüfen, ob Ihr vorhandenes das schon kann. Wir legen Ihre Textbausteine an, verbinden die KI mit Ihren Vorlagen und schicken eine Test-E-Rechnung durch eine Prüfung. Das Programm kaufen Sie direkt beim Hersteller. Wir verdienen nichts daran und empfehlen deshalb das, was zu Ihnen passt. Festpreis 890 € für Betriebe bis 5 Personen.

Schulung. Ein halber Tag mit Ihrem Team, an Ihren echten Aufträgen. Jede Person schreibt am Ende ein Angebot mit KI und stellt eine E-Rechnung aus. Wer im Büro sitzt, lernt dazu, wie man eine eingehende E-Rechnung öffnet und prüft. 490 € pro halbem Tag, bis 6 Personen.

Betreuung. Ein fester Ansprechpartner, wenn etwas hakt. Wir halten Ihre Vorlagen aktuell, und wenn das Ministerium seine Regeln ändert, melden wir uns bei Ihnen. Monatlich kündbar.

Einrichtung und Schulung zusammen kosten 1.290 € statt 1.380 €. Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer, nur für Unternehmen. Die Betreuung bieten wir nach der Einrichtung an, wenn Sie sie brauchen.

Die Preise stehen fest, bevor wir anfangen. Stundenzettel gibt es bei uns nicht.

Sprechen Sie mit uns

MK Media sitzt in Mainz und arbeitet mit Betrieben im Rhein-Main-Gebiet. Schreiben Sie uns, welches Gewerk Sie haben und wie Sie heute Rechnungen stellen. Wir antworten mit einer Einschätzung, ob sich die Einrichtung für Sie lohnt.

Häufige Fragen

Alle Zitate zur E-Rechnung stammen aus den FAQ des Bundesfinanzministeriums, Stand März 2026, abgerufen am 25.09.2026. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung.