KI für Bäcker: Vorbestellungen für die Backstube zusammenstellen
Während Sie den Verkauf vorbereiten, kommt eine Vorbestellung per Mail: Die gewünschte Menge hat sich geändert, die Abholung soll früher stattfinden. Auf dem Bestellzettel steht noch die vorige Absprache. Sie brauchen für die Backstube einen geprüften Stand, bevor Ihr Team die Bestellung einplant. Wir können einen Ablauf einrichten, der Bestellangaben zusammenstellt und Rückfragen vorbereitet.
Ihre Mitarbeitenden bestätigen, was Sie tatsächlich herstellen und zur Abholung bereitlegen können. Mit KI, also künstlicher Intelligenz zur Verarbeitung von Texten, lassen sich Angaben aus Nachrichten für einen Entwurf ordnen. Die Verantwortung für Rezepturen und Kundenauskünfte bleibt bei Ihrem Betrieb. Die beschriebenen Anwendungen sind Vorschläge für die Einrichtung; sie berichten nicht von Ergebnissen bestehender Kunden.
Beispiel 1: Geänderte Vorbestellungen zur Prüfung vorlegen
Der Ablauf ordnet eingehende Nachrichten einer vorhandenen Vorbestellung zu und stellt die bisherige sowie die gewünschte Menge gegenüber. Die KI formuliert eine Bestätigung als Entwurf. Bei ähnlichen Namen oder unklarer Zuordnung bleibt die Bearbeitung offen, bis Ihr Verkauf den Vorgang geklärt hat. Sie prüfen, ob Ihre Backstube die Änderung übernehmen kann, und geben die Bestätigung erst nach dieser Prüfung frei. Anschließend erhält das zuständige Team den bestätigten Bestellstand. Eine frühere Fassung soll dabei als überholt erkennbar bleiben, damit niemand versehentlich nach dem alten Zettel arbeitet. Auch den Abholort kontrollieren Sie vor der Zusage.
Beispiel 2: Rückfragen zu Allergenen für das Fachpersonal vorbereiten
Eine Kundin fragt nach den Zutaten eines Gebäcks. Die KI kann die Anfrage dem genannten Produkt zuordnen und für Ihre zuständige Fachkraft eine Antwort aus freigegebenen Produktunterlagen vorbereiten. Sie prüfen die Angaben zu Allergenen anhand Ihrer aktuellen Rezeptur und der verwendeten Zutaten. Aussagen zu möglichen Verunreinigungen klären Sie anhand Ihrer tatsächlichen Herstellung. Erst nach Ihrer Freigabe versendet Ihr Team die Antwort. Bei einer geänderten Zutat stoppen Sie die Verwendung der alten Auskunft, bis die Unterlagen korrigiert sind. Aus fehlenden Angaben darf die KI keine Eignung für eine Person mit Allergie ableiten.
Beispiel 3: Bestellungen neben dem Dienstplan prüfen
Für einen Tag mit zusätzlichen Abholungen möchten Sie den Bedarf im Verkauf durchgehen. Der Ablauf sammelt bestätigte Bestellungen nach Abholzeit und legt sie neben Ihren bestehenden Dienstplan. Sie sehen damit, welche Wünsche Ihr Team bereits zugesagt hat. Die KI kann eine interne Besprechungsnotiz vorbereiten, weist aber niemandem eigenständig eine Schicht zu. Sie prüfen die verfügbaren Mitarbeitenden und deren Aufgaben, bevor Sie Änderungen am Plan freigeben. Krankmeldungen und persönliche Absprachen bearbeiten Sie selbst. Falls Bestellungen noch nicht bestätigt sind, behandeln Sie diese gesondert, damit aus einer Anfrage keine feste Arbeitsanweisung wird.
E-Rechnung für Einkauf und Buchhaltung
Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen bestehen Übergangsregelungen sowie Ausnahmen. Gemeint sind Rechnungen mit maschinenlesbaren Angaben, also Daten zur Verarbeitung im Rechnungsprogramm. Den Rahmen beschreibt das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen zur E-Rechnung.
Wir prüfen mit Ihnen den Weg einer Eingangsrechnung vom Lieferanten bis zur Ablage. Ihre zuständige Person gleicht den Beleg mit der Lieferung ab und klärt Abweichungen. Für das Rechnungsformat selbst benötigen Sie keine KI. Steuerliche Einzelfragen besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung. Bei der technischen Einrichtung legen wir fest, wo Ihr Team Rechnungen lesen kann und wie es die Originaldatei wiederfindet. So können Sie bei einer Rückfrage nachvollziehen, auf welchen Beleg Sie sich beziehen.
Kosten
Der Einstieg kostet 990 € netto für einen begrenzten Standardablauf mit Einrichtung, Test und Einweisung. Ein angepasster Ablauf kostet 1.490 €, mit laufender Betreuung kommen 390 € im Monat hinzu. Kosten für externe Software und KI-Verbrauch nennen wir getrennt im Angebot. Alle Pakete stehen auf der Startseite unter Preise.
Mit einer bekannten Bestellung beginnen
Sie zeigen uns, wie eine Vorbestellung bei Ihnen vom Eingang bis zur Abholung wandert. Dafür genügt zunächst eine Beschreibung ohne Namen oder Kontaktdaten Ihrer Kundschaft. Wir klären, ob Ihre vorhandenen Programme die benötigten Angaben austauschen können. Anschließend testen Sie den vorgesehenen Ablauf mit geänderten Bestellungen und unvollständigen Nachrichten. Ihre Mitarbeitenden sollen erkennen, wann eine Rückfrage nötig ist und wie sie einen Entwurf zurückweisen.
Beschreiben Sie Ihren Bestellweg an hello@mk-media.eu. Nennen Sie auch die Stelle, an der Sie heute Angaben erneut abschreiben müssen. Wir besprechen den möglichen Umfang mit Ihnen und halten fest, welche Prüfung in Ihrer Backstube oder im Verkauf bleibt. Ob sich der Ablauf im Arbeitsalltag bewährt, beurteilen Sie anhand der gemeinsamen Erprobung; eine feste Ersparnis versprechen wir Ihnen nicht.