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Workflow-Automatisierung mit n8n

Einfach gesagt: n8n verbindet Ihre Programme, damit wiederkehrende Handgriffe von allein passieren. Wir rechnen vorher nach, ob sich das trägt, bauen es und übergeben es Ihnen.

Was n8n ist

n8n ist eine quelloffene Plattform für Arbeitsabläufe. Sie verbinden darin fertige Bausteine miteinander, statt Programmcode zu schreiben: „Formular ausgefüllt“ führt zu „Eintrag im CRM“ führt zu „Nachricht ins Team“. Über 400 solcher Bausteine bringt n8n mit, darunter Slack, Microsoft Teams, HubSpot, Salesforce, Google Sheets, Notion, Airtable, Mailchimp und PostgreSQL. Alles Übrige erreichen Sie über HTTP-Aufrufe und Webhooks.

Der Unterschied zu Zapier und Make: n8n läuft auf Ihrem eigenen Server, rechnet nicht pro Aufgabe ab und lässt an jeder Stelle eigenen Code zu. Für Unternehmen, die ihre Daten nicht an einen US-Anbieter geben wollen, ist das der entscheidende Punkt.

Was sich sinnvoll automatisieren lässt

  • Anfragen aufnehmen. Formular oder Postfach rein, Eintrag im CRM raus, Team bekommt Bescheid. Kein Abtippen, keine doppelten Datensätze.
  • Systeme abgleichen. CRM, Warenwirtschaft, Tabellen und Datenbanken auf demselben Stand halten, in beide Richtungen.
  • Mail-Strecken. Anmeldung, Bestätigung, Nachfassen nach sieben Tagen, jeweils mit den Daten aus dem CRM.
  • Berichte. Feste Kennzahlen jeden Montag als Mail oder Chat-Nachricht, ohne dass jemand einen Export zieht.
  • Inhalte verteilen. Ein neuer Beitrag geht in die Kanäle, in denen er stehen soll, mit einem Zwischenschritt für die Freigabe.
  • Vorsortieren mit einem Sprachmodell. Eingehende Nachrichten nach Dringlichkeit einordnen und unterschiedlich weiterleiten. Die Entscheidung trifft am Ende ein Mensch.

Nicht sinnvoll ist Automatisierung bei Vorgängen, die selten vorkommen, jedes Mal anders aussehen oder eine Abwägung brauchen. Da kostet die Einrichtung mehr, als sie einspart. Wir sagen das vorher, nicht hinterher.

Was das bei uns kostet. Wir bauen n8n-Abläufe im Rahmen der Browser-Automation: ab 2.000 € im Monat zzgl. USt., drei Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Darin enthalten sind Aufbau, Betrieb und Anpassung. Soll ein Assistent für Chat, WhatsApp oder Telefon dazukommen, läuft das über Personal-KI-Assistenten: Einrichtung ab 1.490 €, danach 390 € im Monat. Andere Preise für n8n haben wir nicht. Was hier nicht steht, rechnen wir auch nicht ab.

So läuft ein Projekt

  1. Zählen. Wir gehen die Vorgänge durch, die sich wiederholen, und schätzen Häufigkeit und Dauer. Ergebnis ist eine Liste mit Zahlen, keine Präsentation.
  2. Auswählen. Wir fangen mit dem Vorgang an, der am häufigsten vorkommt und die wenigsten Ausnahmen hat. Alles andere kommt später.
  3. Bauen und prüfen. Der Ablauf wird gebaut, mit echten Daten getestet und bekommt eine Fehlerbehandlung, die sich meldet, statt still auszufallen.
  4. Übergeben. Sie bekommen den Ablauf als Datei, eine kurze Beschreibung und den Zugang.
  5. Betreiben. Wir sehen die Protokolle durch, ziehen Updates nach und passen an, wenn sich bei Ihnen etwas ändert.

Passt zu Ihnen, wenn …

  • Es Vorgänge gibt, die jede Woche mehrfach gleich ablaufen.
  • Mehrere Programme dieselben Daten führen und jemand sie von Hand angleicht.
  • Ihre Daten auf einem Server bleiben sollen, den Sie selbst bestimmen.

Passt eher nicht, wenn …

  • Sie zwei Programme koppeln wollen und sonst nichts. Dafür reicht Zapier, und das richten Sie selbst ein.
  • Die Abläufe jedes Mal anders aussehen. Dann automatisieren Sie das Durcheinander, nicht die Arbeit.
  • Sich danach niemand zuständig fühlt. Ohne Betreuung fällt jede Automatisierung irgendwann aus.

Wenn Sie es zuerst selbst ausprobieren möchten: In der Anleitung zum ersten n8n-Ablauf stehen drei Beispiele zum Nachbauen.

Häufige Fragen

Was ist n8n, und wofür wird es eingesetzt?

n8n ist ein quelloffenes Werkzeug für Arbeitsabläufe. Damit lassen sich Schritte zwischen verschiedenen Programmen verbinden: Eine Mail kommt an, ein Eintrag entsteht im CRM, das Team bekommt eine Nachricht. Geeignet ist es für alles, was regelmäßig wiederkehrt und heute von Hand passiert.

n8n oder Zapier, was passt besser?

Zapier ist schneller eingerichtet, rechnet aber pro Aufgabe ab und speichert Daten auf US-Servern. n8n läuft auf einem eigenen Server und hat keine Aufgabenlimits. Wer nur zwei Programme koppeln möchte, ist mit Zapier schneller am Ziel. Wer viele Durchläufe hat oder die Daten im Haus behalten muss, fährt mit n8n besser. Wir haben beides nebeneinandergestellt.

Können wir n8n selbst betreiben?

Ja. n8n läuft als Docker-Container auf einem eigenen Server. Das senkt die laufenden Kosten, und die Daten bleiben im Haus. Wir richten es so ein, dass Ihr Team es ohne uns weiterbetreiben kann, und übergeben jeden Ablauf als exportierte Datei. Sie könnten uns nach der Einrichtung abbestellen, ohne etwas zu verlieren.

Was passiert, wenn sich eine Schnittstelle ändert?

Dann bleibt der Ablauf stehen, meistens ohne dass jemand es merkt. Genau dafür gibt es die laufende Betreuung: Wir sehen die Protokolle durch, ziehen Updates nach und melden uns, bevor Sie es an den Zahlen merken. Ohne Betreuung läuft eine Automatisierung, bis sich etwas ändert, und fällt dann still aus.

Wie viel Zeit spart das konkret?

Dazu nennen wir keine Hausnummer, weil sie von Ihren Abläufen abhängt. Was wir tun: Wir zählen mit Ihnen zusammen, wie oft ein Vorgang pro Woche vorkommt und wie lange er dauert. Daraus ergibt sich eine Zahl, die Sie nachrechnen können. Trägt sie den Aufwand nicht, sagen wir das, bevor Sie beauftragen.

Bleiben die Daten in Deutschland?

Wenn Sie es so wollen, ja. n8n lässt sich auf einem Server Ihrer Wahl betreiben, auch auf einem in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Anders als bei Zapier oder Make verlassen die Daten dann Ihre Infrastruktur nicht. Ob Ihr konkreter Ablauf damit datenschutzrechtlich sauber ist, prüft Ihre Rechtsberatung, nicht wir.

Passt dazu

Schreiben Sie uns, welcher Vorgang Sie aufhält.

Eine Mail an hello@mk-media.eu mit zwei Sätzen reicht: Was passiert heute von Hand, und wie oft. Wir rechnen zurück, ob sich das trägt, und sagen es auch, wenn nicht. Antwort innerhalb von 24 Stunden (Mo–Fr).

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