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n8n Workflow erstellen: Schritt für Schritt

Einfach gesagt: Diese Anleitung zeigt, wie Sie Ihren ersten Ablauf in n8n bauen. Mit drei Beispielen zum Nachbauen und den Stolperstellen, die uns selbst Zeit gekostet haben.

Veröffentlicht am 28. März 2026 · zuletzt geprüft am 4. September 2026 · von Ruben Schilken

Was n8n ist

n8n ist eine Plattform zum Bauen von Arbeitsabläufen. Statt ein Programm zu schreiben, verbinden Sie fertige Bausteine miteinander, die im Werkzeug „Nodes“ heißen. Jeder Baustein steht für einen Schritt: Mail abrufen, Eintrag im CRM anlegen, Nachricht senden. Über 400 solcher Bausteine sind mitgeliefert, alles Übrige erreichen Sie über HTTP-Aufrufe.

Die Software ist quelloffen (Fair-Code-Lizenz), läuft als Docker-Container auf einem eigenen Server und lässt an jeder Stelle eigenen Code in JavaScript oder Python zu. Anbindungen an Sprachmodelle sind eingebaut.

Der erste Ablauf in acht Schritten

1. Installieren. Am schnellsten geht es mit Docker:

docker run -it --rm --name n8n -p 5678:5678 \
  -v n8n_data:/home/node/.n8n docker.n8n.io/n8nio/n8n
  1. Oberfläche öffnen. Im Browser http://localhost:5678 aufrufen.
  2. Neuen Ablauf anlegen. Über „Add Workflow“ erscheint eine leere Fläche.
  3. Auslöser setzen. Mit „+“ einen Trigger suchen, etwa „Webhook“ für einen Aufruf von außen oder „Schedule“ für feste Zeiten.
  4. Schritte hinzufügen. Wieder „+“, dann den Baustein für das Zielsystem wählen, etwa Google Sheets oder Slack.
  5. Verbinden. Die Bausteine per Maus miteinander verketten.
  6. Testen. „Execute Node“ führt einen einzelnen Schritt aus und zeigt, was herauskommt. Erst wenn jeder Schritt für sich stimmt, den ganzen Ablauf testen.
  7. Aktivieren. Den Schalter oben rechts auf „Active“ stellen. Vorher passiert nichts von allein.

Beispiel 1: Anfrage aus dem Postfach ins CRM

Ziel: Jede Mail an die allgemeine Adresse landet als Kontakt im CRM, und das Team bekommt eine Nachricht.

  1. Auslöser: IMAP-Baustein, der neue Mails abholt.
  2. Aufbereiten: Absender, Betreff und Text aus der Mail herauslösen.
  3. Eintragen: HubSpot- oder Pipedrive-Baustein legt den Kontakt an.
  4. Melden: Slack-Baustein schreibt eine Zeile in den Vertriebskanal.
  5. Absichern: Ein Error-Trigger schickt eine Mail an die Administration, wenn ein Schritt fehlschlägt.

Beispiel 2: Beitrag verteilen

Ziel: Ein neuer Beitrag im Redaktionssystem geht in die sozialen Kanäle, mit einem vorgeschlagenen Begleittext.

  1. Auslöser: Webhook, den das Redaktionssystem beim Veröffentlichen aufruft.
  2. Text vorschlagen: Ein Sprachmodell formuliert aus Titel und Anriss einen Vorschlag.
  3. Bild holen: HTTP-Aufruf lädt das Beitragsbild.
  4. Freigeben: Der Vorschlag geht in einen Chat-Kanal und wartet auf einen Klick.
  5. Verteilen: Drei parallele Bausteine für die jeweiligen Kanäle.

Schritt vier fehlt in den meisten Anleitungen, und er ist der wichtigste. Ein falscher Satz auf einem Firmenkanal kostet mehr Zeit, als das Automatisieren je gespart hat.

Beispiel 3: Anfragen vorsortieren

Ziel: Eingaben aus dem Kontaktformular werden nach Dringlichkeit sortiert und unterschiedlich weitergeleitet.

  1. Auslöser: Webhook empfängt die Formulardaten.
  2. Einordnen: Ein Sprachmodell bewertet die Nachricht auf einer Skala.
  3. Verzweigen: Ein IF-Baustein trennt dringend von nicht dringend.
  4. Dringend: Nachricht an den Vertrieb, dazu eine Eingangsbestätigung an den Absender.
  5. Nicht dringend: Eintrag in den Verteiler, ebenfalls mit Bestätigung.

Die Einordnung ist ein Vorschlag, keine Entscheidung. Wer den Schwellwert zu hoch setzt, verliert echte Anfragen und merkt es nicht. Lassen Sie beide Wege die ersten Wochen mitlaufen und sehen Sie hinein.

Die Fehler, die am Anfang Zeit kosten

  • Keine Fehlerbehandlung. Ohne Error-Trigger fällt ein Ablauf still aus, und Sie merken es an fehlenden Anfragen. Jeder aktive Ablauf braucht einen.
  • Zugangsdaten im Ablauf. Passwörter und Schlüssel gehören in den Credential-Speicher, nie in einen Baustein oder ein Code-Feld.
  • Alles in einem Ablauf. Wiederkehrende Teile als eigenen Unter-Ablauf anlegen und aufrufen. Das erspart später vierfaches Ändern.
  • Nur einzelne Schritte getestet. Vor dem Aktivieren einmal den ganzen Weg durchlaufen lassen, mit echten Daten.
  • Keine Sicherung. Wichtige Abläufe als JSON exportieren und versionieren. Ein Klick löscht sonst Wochen.
  • Niemand sieht hinein. n8n protokolliert jeden Durchlauf. Wer das Protokoll nie öffnet, erfährt Ausfälle vom Kunden.

Was das kostet

Die Software selbst kostet nichts. Ein kleiner virtueller Server beginnt bei ungefähr 10 € im Monat, die gehostete Variante von n8n laut Anbieter bei rund 20 €. Das sind Anbieterpreise, nicht unsere.

Wenn wir es bauen sollen: Das läuft über die Browser-Automation, ab 2.000 € im Monat zzgl. USt., drei Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Enthalten sind Aufbau, Betrieb und Anpassung. Kommt ein Assistent für Chat, WhatsApp oder Telefon dazu, läuft das über Personal-KI-Assistenten: Einrichtung ab 1.490 €, danach 390 € im Monat.

Häufige Fragen

Ist n8n schwierig zu lernen?

Die Grundlagen sitzen nach ein bis zwei Tagen, weil man Bausteine verbindet statt Code zu schreiben. Schwierig wird es erst bei Abzweigungen, Wiederholungen und Fehlerfällen. Wer dort landet, braucht entweder technisches Grundwissen oder jemanden, der es schon gebaut hat.

Kann ich n8n kostenlos nutzen?

Die Community-Edition ist quelloffen und kostet nichts. Sie zahlen nur den Server, auf dem sie läuft; ein kleiner virtueller Server beginnt bei ungefähr 10 € im Monat. Die gehostete Variante von n8n startet laut Anbieter bei rund 20 € im Monat. Das sind Preise des Anbieters, nicht unsere.

Was lässt sich mit n8n automatisieren?

Alles, was einer festen Regel folgt: Mail-Strecken, Abgleich zwischen CRM und Tabellen, Beiträge verteilen, Anfragen vorsortieren, Rechnungen weiterreichen, Berichte verschicken, Daten umziehen. Nicht geeignet ist es für Vorgänge, die jedes Mal eine Einzelfallentscheidung brauchen.

Wo liegt der Unterschied zu Zapier?

Zapier ist ein Cloud-Dienst, rechnet pro Aufgabe ab und verarbeitet die Daten auf eigenen Servern. n8n können Sie selbst betreiben, es kennt keine Aufgabenlimits und lässt eigenen Code zu. Dafür müssen Sie sich um den Server kümmern. Die Rechnung mit Zahlen steht im Vergleich.

Baut MK Media solche Abläufe auch?

Ja. Das läuft über die Browser-Automation: ab 2.000 € im Monat zzgl. USt., drei Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Enthalten sind Aufbau, Betrieb und Anpassung. Jeden Ablauf übergeben wir als exportierte Datei, damit Sie ihn ohne uns weiterbetreiben können.

Passt dazu

Steckt der Ablauf fest?

Schreiben Sie an hello@mk-media.eu, an welcher Stelle es hakt. Kurze Fragen beantworten wir schriftlich und ohne Rechnung. Antwort innerhalb von 24 Stunden (Mo–Fr).

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